Stelt u zich voor: uw onderneming loopt als een trein. Werk genoeg, werk teveel zelfs. ‘Wordt het misschien tijd voor personeel?’ vraagt u zich regelmatig af. Maar een werknemer aannemen voelt als een barricade. Want, kunt u dat met uw huidige omzet wel betalen? En welke extra personeelskosten komen er om de hoek kijken? Wij geven u graag inzicht!

Om de kosten van een werknemer in beeld te brengen is het eerst belangrijk onderscheid te maken in de soorten loonkosten. Deze zijn als volgt onder te verdelen: 

1. Directe loonkosten: dit zijn het brutosalaris, de vakantietoeslag, provisies en winstuitkeringen. In sommige sectoren zijn de directe loonkosten vastgelegd in de cao, in andere gevallen moet u zelf het loon vaststellen. U bent sowieso verplicht het wettelijk minimumloon te betalen en het is verstandig om de medewerker marktconform te belonen. Ook de vakantietoeslag valt onder de directe kosten, deze toeslag bedraagt minimaal 8 procent van het brutoloon.
2. Verplichte premies en bijdragen: dit zijn de loonbelasting, de premie volksverzekeringen en premies werknemersverzekeringen. Deze kosten – of inhoudingen op het salaris van de medewerker – worden ook wel ‘loonheffingen’ genoemd.
3. Indirecte loonkosten: dit zijn alle bijkomende kosten zoals pensioenopbouw, reiskosten, secundaire arbeidsvoorwaarden en andere onkosten zoals een laptop of benodigdheden voor een werkplek.

Nu alle kostensoorten duidelijk zijn, laten we u graag zien wat dit inhoudelijk voor u betekent als ondernemer. Want hoeveel moet u dan precies betalen? En wat moet u wél en niet verplicht afdragen?

1. Directe loonkosten

Brutoloon en vakantietoeslag

Het belangrijkste onderdeel van de directe loonkosten is het brutosalaris. Dit salaris moet altijd gelijk óf hoger zijn dan het wettelijke minimumloon, tenzij er sprake is van een geldende CAO: dan moet het salaris van de CAO worden aangehouden. Dit wordt vastgelegd in een arbeidsovereenkomst tussen u en de werknemer.  Op de website van Rijksoverheid kunt u precies zien wat het wettelijk minimumloon is. Daarnaast kunt u een website als loonwijzer gebruiken om te bepalen wat een marktconform loon is voor uw nieuwe medewerker, gezien zijn opleiding, leeftijd en werkervaring. Heeft u het brutoloon bepaald? Dan betaalt u daarover minimaal 8% aan vakantietoeslag (tenzij dit anders is aangegeven in de cao).

2. Verplichte premies en bijdragen

Naast de bovengenoemde directe loonkosten, heeft u nog zo’n 20 tot 30% aan extra kosten. Deze kosten komen voort uit de verplichte sociale premies. De sociale premies zijn onder te verdelen in drie categorieën en kunnen bestaan uit een werkgeversdeel en werknemersdeel:

• premies volksverzekeringen (AOW, Anw en Wlz)
• Premies werknemersverzekeringen (WW, WAO, WIA en ZW)
• Inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (werkgeversheffing en in sommige gevallen bijdrage Zorgverzekeringswet)

De hoogte van de loonheffingen is afhankelijk van het brutoloon dat uw werknemer verdient, maar ook van het soort bedrijf dat u heeft. De loonheffing wordt berekend op basis van de volgende onderdelen: Brutoloon + loon in natura + fooien en uitkeringen aan fondsen – de eventuele aftrekposten.

Wilt u deze loonheffingen berekenen? Dan moet u precies weten wat u aan uw medewerkers uitbetaalt. Daarbij horen ook de beloningen in natura, zoals cadeaus, abonnementen, eten en kleding. In het Handboek Loonheffingen van de Belastingdienst kunt u lezen wat hier precies bij komt kijken. Daarin vindt u ook de huidige tarieven, bedragen en percentages voor de berekening van de verschillende loonheffingen.

Omdat het berekenen van de loonheffing tamelijk complexe materie is, schakelen veel ondernemers hiervoor een boekhouder in.  Hij kan eventueel ook een voorlopige berekening van de personeelskosten maken, zodat u vrijblijvend kunt inventariseren of het verstandig is een personeelslid aan te nemen.

3. Indirecte loonkosten

Naast de bovengenoemde loonkosten zijn er ook nog de zogenoemde ‘indirecte loonkosten’. Dit houdt in dat u uw werknemers niet alleen het basissalaris betaalt, maar ze ook extra beloont. Voorbeelden van dit soort extraatjes zijn:

• Dertiende maand: extra maandsalaris aan het einde van het jaar.
• Prestatiebeloning: extra salaris na een goede prestatie, bijvoorbeeld een bonus of winstuitkering.
• Pensioen: pensioenregeling via een pensioenfonds of verzekeraar. Soms is dit verplicht volgens de cao.
• Verzekeringen: de zekerheid dat je inkomen door blijft lopen bij arbeidsongeschiktheid of wanneer je overlijdt (via een Anw-gatverzekering). Soms is dit verplicht volgens de cao.
• Verblijf: een budget of vergoeding voor reis- en verblijfskosten.
• Vervoer: een auto of fiets van de zaak en kosten van openbaar vervoer.
• Extra onkostenvergoedingen: vergoeding voor bijkomende zakelijke kosten, zoals representatiekosten, telefonie, zakelijke etentjes, etc.

Met dit soort extra beloningen kunt u de functie binnen uw bedrijf aantrekkelijker maken. Zo trekt u goede werknemers aan en houdt u ze tevreden. Uiteindelijk zijn deze kosten dus relatief; als het goed is verdient een goedbetaalde medewerker zich zelf dubbel en dwars terug. Daarnaast is het goed om te weten dat veel van deze kosten aftrekbaar zijn via de werkkostenregeling. Ook hiervoor kan een boekhouder een voorlopige berekening maken, zodat u een heldere inschatting heeft van de daadwerkelijke kosten.

Voorbeeld van een loonstrook

Om bovenstaande enigszins inzichtelijk te maken laten we u graag een voorbeeld van een loonstrook zien:

Zoals u ziet betaalt deze werkgever per maand 837,82 brutoloon uit aan zijn werknemer. Daarbij komt een bedrag van €462,49 voor o.a. vakantietoeslag, sociale verzekeringen, bedrijfstakafhankelijke regelingen en overige kosten.

Werknemer aannemen; wel of niet doen?

Tot zover alles omtrent de kosten voor een werknemer op een rijtje. Het is een feit: het aannemen van een werknemer heeft wat voeten in aarde, maar het kan zéker interessant zijn als uw omzet het toelaat. Natuurlijk kunt u ervoor kiezen om een ZZP’er of iemand op payroll-basis in te huren. Daarmee mist u echter wel een aantal voordelen. Als u een medewerker aan uw bedrijf bindt vergroot u de betrokkenheid en loyaliteit. De kans is kleiner dat hij met al zijn kennis en ervaring uw bedrijf verlaat. Bovendien is het prettig om medewerkers te hebben die uw bedrijf en het reilen en zeilen van binnen en buiten kennen. Bent u overtuigd van deze meerwaarde en wilt u daadwerkelijk iemand aannemen, weet dan ook dat er verschillende manieren zijn om de loonkosten zoveel mogelijk te drukken!